Con la nota n. 2572/2023, l’INL ha fornito indicazioni operative in ordine al rilascio di provvedimenti autorizzativi ai sensi dell’articolo 4, L. 300/1970 (c.d. Statuto dei lavoratori) anche in relazione all’evoluzione tecnologica dei sistemi adottati e tenendo conto degli orientamenti del Garante per il trattamento dei dati personali.
La disciplina in materia di trattamento dei dati personali e i relativi principi generali (liceità , finalità , pertinenza e non eccedenza, proporzionalità , necessità , indispensabilità ) assolvono, infatti, a una funzione contenitiva di eventuali abusi datoriali e potenziali lesioni di “beni personali” e contribuiscono ad adeguare le previsioni dell’articolo 4 allo sviluppo della tecnologia e al rispetto della riservatezza dei prestatori di lavoro. Inoltre, occorre considerare che il rispetto delle garanzie di cui all’articolo 4 costituisce condizione di liceità del trattamento, ragion per cui i relativi trattamenti di dati possono essere effettuati solo in costanza dei requisiti e delle garanzie previste dall’articolo 4.
Insufficienza del consenso dei lavoratori
L’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza dei lavoratori deve necessariamente e prioritariamente essere preceduta dall’accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti, percorso prioritario previsto dal Legislatore rispetto al quale la procedura autorizzatoria pubblica risulta solo eventuale e successiva (le istanze devono contenere, quindi, la dichiarazione di assenza delle RSA/RSU o la documentazione comprovante il mancato accordo).
La carenza di accordo tra il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali o del successivo provvedimento autorizzativo non possono essere supplite dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori, restando in quest’ultimo caso l’istallazione illegittima e penalmente sanzionata.
Aziende multi-localizzate e integrazioni alle autorizzazioni giĂ rilasciate
Le imprese con più unità produttive ubicate nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale dell’INL, in presenza di medesime ragioni legittimanti e avuto riguardo allo stesso sistema, possono presentare una sola istanza di autorizzazione all’Itl competente il quale, previa verifica delle condizioni formali e sostanziali previste, emanerà un unico provvedimento valido per tutte le unità produttive interessate dall’istanza medesima.
Le imprese con unità produttive ubicate in diverse province, in alternativa alla stipulazione di singoli accordi con le RSA/RSU, possono stipulare un unico accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In caso di mancato accordo o in assenza della RSA/RSU, potranno presentare istanza di autorizzazione alle singole sedi territoriali dell’INL o, in alternativa, alla sede centrale.
Se una azienda è già in possesso di autorizzazione e voglia installare il medesimo sistema in una diversa unità produttiva, può presentare istanza di integrazione, purché l’impianto da autorizzare presenti i medesimi presupposti legittimanti e le stesse modalità di funzionamento di quello già autorizzato e purché manchino le Rsa/Rsu ovvero in caso di mancato accordo con le rappresentanze sindacali presenti nell’unità produttiva oggetto di istanza.
Nuove aziende e assunzioni successive all’istallazione
L’articolo 4, L. 300/1970 si applica alle aziende in cui sono presenti lavoratori, pertanto, l’Ispettorato del Lavoro può e deve intervenire solo in presenza degli stessi, verificando che l’impianto corrisponda ai requisiti di legge al momento della presentazione dell’istanza. Si possono però verificare le seguenti situazioni:
1. costituzione di una nuova azienda che, al momento della presentazione dell’istanza, non ha in forza lavoratori, ma che prevede di averne non appena avviata l’attività e che perciò potrà presentare l’istanza per l’autorizzazione, che deve sempre precedere l’installazione dell’impianto, indicando nel modello di istanza il numero dei lavoratori che risulteranno in forza all’avvio dell’attività ;
2. se l’azienda è già in esercizio, con impianto legittimamente installato e perfettamente funzionante, in assenza di lavoratori e deve procedere ad assunzioni di personale, può presentare istanza in un momento successivo, ma deve attestare che lo stesso impianto sarà disattivato non appena il personale sarà adibito al lavoro e che sarà messo nuovamente in funzione soltanto dopo l’eventuale provvedimento autorizzativo dell’Ispettorato.
Sistemi di geo localizzazione
I sistemi di geo localizzazione (GPS) da installarsi sugli autoveicoli o su diversi dispositivi (ad es., sistemi palmari, cellulari, computer, etc.) consentono la raccolta e l’elaborazione di dati di varia natura in modo tale da permettere una verifica continua e puntuale, anche a posteriori, della localizzazione dei mezzi (o comunque dei dispositivi) e del loro tracciamento e, quindi, direttamente o indirettamente, anche del lavoratore che li utilizza e il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto sul tema con numerosi provvedimenti nei quali, in termini generali, ha applicato i principi di protezione dei dati prescrivendo ai titolari misure a tutela dei diritti degli interessati consistenti nella configurazione dei sistemi in modo da: escludere il monitoraggio continuo, consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite; consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro; effettuare, di regola, i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali (utilizzo di dati non direttamente identificativi); prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.
In particolare, la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite e tale principio deve rispettarsi anche nel caso di esecuzione di obblighi assunti nei confronti della stazione appaltante. In questi ultimi casi è necessario, infatti, che la documentazione da trasmettere alla stazione appaltante, finalizzata a documentare il regolare svolgimento del servizio, non contenga dati che siano, anche indirettamente, riconducibili agli interessati (ad es. il codice del dispositivo o del veicolo assegnato) ma le sole informazioni strettamente necessarie a consentire il raffronto tra servizio effettivamente reso e il servizio atteso.
I dati raccolti e trattati devono, pertanto, essere limitati a quelli strettamente necessari per il perseguimento delle finalità prestabilite e attinenti alle esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale, che costituiscono i presupposti di liceità di cui all’articolo 4, L. 300/1970. Di conseguenza, l’accesso ai dati da parte del datore di lavoro dovrà avvenire solo ed esclusivamente in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzativo, con la conseguenza che ogni diverso trattamento non consentito dei dati non rende utilizzabili le informazioni raccolte ai fini connessi al rapporto di lavoro.
Sulla base di quanto sopra evidenziato, l’Itl deve valutare attentamente le ragioni legittimanti l’installazione dei sistemi di geo localizzazione, verificando che la tipologia dei dati raccolti ed il loro effettivo trattamento siano correlati alle esigenze dichiarate e rispettosi dei principi sopra richiamati, prevedendo nel corpo dei provvedimenti autorizzatori il rispetto delle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali.
Considerato che il provvedimento autorizzativo viene rilasciato in relazione allo “strumento” di geolocalizzazione in sé, in costanza delle ragioni legittimanti l’Inl ritiene che non sia necessario richiedere l’elenco delle targhe dei veicoli su cui verrà installato l’impianto.
Disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza
L’articolo 4, St. Lav. si applica in presenza di lavoratori anche nel caso di specifiche disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza, così come la disciplina in materia di trattamento dei dati personali.
Lavoratori etero organizzati - prestazioni lavorative tramite piattaforme digitali
La procedura imposta dall’articolo 4, comma 1, L. 300/1970 si applica anche per le tipologie di lavoro in relazione alle quali sono normativamente estese, nei confronti del lavoratore, le medesime tutele del lavoro subordinato in ragione delle caratteristiche del rapporto.
Inoltre, deve ritenersi che l’operatività dell’articolo 4 in commento, vada estesa anche ai lavoratori autonomi.
Volontari
Alle prestazioni dei volontari non possono applicarsi le tutele accordate dall’articolo 4, L. 300/1970, tuttavia al volontario si applica la disciplina di protezione dei dati personali.
Laddove siano compresenti sul luogo di lavoro sia volontari che lavoratori subordinati, l’imprenditore è tenuto ad attivare le procedure di cui all’articolo 4 al fine di installare sistemi dai quali possa anche derivare il controllo datoriale a distanza nei confronti dell'attività del personale dipendente eventualmente presente.
Auspicando di aver fatto cosa gradita andando ad esaminare gli argomenti, rimaniamo a Vs. completa disposizione per ogni eventuale ed ulteriore chiarimento che si rendesse necessario.
Con l’occasione porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Studio Associato
Consulenti del Lavoro
Salvatore Lapolla e Carlo Cavalleri
